Làm thế nào để chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ và thành công?. Câu hỏi này luôn là trăn trở trong tâm trí của nhiều doanh nghiệp khi họ bắt đầu lên kế hoạch cho việc di dời văn phòng. Thấu hiểu được điều này, Starmove xin chia sẻ bí quyết giúp bạn hoàn thành quá trình chuyển văn phòng một cách suôn sẻ và hiệu quả.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn danh sách chi tiết các công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng, được chia thành 3 giai đoạn rõ ràng: trước khi chuyển, trong khi chuyển và sau khi chuyển. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng nắm bắt thông tin, lên kế hoạch cụ thể và giảm thiểu tối đa những vấn đề phát sinh trong quá trình di chuyển
Trước khi chuyển văn phòng
Để có một hành trình chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi và hạn chế thấp nhất các rủi ro tiềm ẩn, thì việc lên kế hoạch cho các công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng là nền móng vững chắc cho sự thành công ấy. Dưới đây là công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng mà doanh nghiệp cần thực hiện :
Lên kế hoạch chi tiết các hạng mục công việc cần làm
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình chuyển văn phòng. Kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi công việc, thời gian hoàn thành và chuẩn bị các nguồn lực cần thiết cho việc di dời văn phòng. Bạn nên:
- Xác định rõ ràng mục tiêu, quy mô và công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng
- Chia nhỏ công việc thành các hạng mục nhỏ hơn và dễ quản lý hơn.
- Lập lịch trình cụ thể cho từng hạng mục công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Phân bổ người phụ trách cho từng hạng mục công việc rõ ràng
- Dự trù ngân sách cho toàn bộ quá trình chuyển văn phòng.
Tính toán ngân sách
Chi phí chuyển văn phòng có thể dao động tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp, vị trí văn phòng mới và các dịch vụ chuyển văn phòng mà doanh nghiệp bạn sử dụng. Do đó, việc tính toán ngân sách chi tiết là rất cần thiết để tránh lãng phí và đảm bảo việc chuyển văn phòng diễn ra trong phạm vi ngân sách cho phép. Bạn nên:
- Dự trù tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc chuyển văn phòng, bao gồm: thuê văn phòng mới, phí thiết kế và thi công, thuê dịch vụ vận chuyển văn phòng, sửa chữa văn phòng mới, mua sắm nội thất mới….
- Lập bảng chi tiết cho từng khoản chi phí.
- Theo dõi chi tiêu chi tiết và điều chỉnh ngân sách khi cần thiết.
Tìm kiếm văn phòng mới
Vị trí và diện tích văn phòng mới ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp bạn cần dành nhiều thời gian để tìm kiếm văn phòng phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.Đầu tiên, xác định yêu cầu và tiêu chí cho văn phòng mới như diện tích, vị trí và các tiện ích cần thiết. Sau đó, tham khảo và khảo sát các địa điểm tiềm năng. Cuối cùng, thương lượng và ký kết hợp đồng thuê văn phòng với địa điểm phù hợp nhất.
Chọn ngày di chuyển văn phòng qua văn phòng mới
Quyết định ngày di chuyển văn phòng cần được chọn lựa cẩn thận. Ngày này phải thuận lợi cho việc di chuyển và đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Toàn bộ nhân viên và các bên liên quan cần được thông báo kịp thời về ngày di chuyển này.
Thông báo về việc triển khai di chuyển văn phòng
Việc thông báo về việc chuyển văn phòng cho nhân viên, khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác là rất quan trọng để họ có thể sắp xếp công việc và cập nhật thông tin mới.
- Lên lịch thông báo với nhân viên về việc di chuyển văn phòng
- Gửi thư thông báo đến các đối tác công việc cũng như khách hàng thân thiết về địa chỉ mới
- Thông báo cho người quản lý mặt bằng hiện tại
- Thông báo trên các kênh mạng xã hội về việc thay đổi địa chỉ công ty.
Xác định lộ trình công việc chi tiết (timeline) và phân công nhân sự thực hiện nhiệm vụ dựa trên timeline
Các mốc thời gian quan trọng và hạn chót cho từng công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng phải được xác định rõ ràng. Việc theo dõi tiến độ công việc giúp đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng hạn. Nhiệm vụ cụ thể cần được phân công cho từng nhân viên dựa trên lộ trình công việc. Đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình để công việc diễn ra suôn sẻ.
Lập danh sách nội thất cần chuyển hoặc thanh lý và xây dựng kế hoạch sắp xếp nội thất văn phòng mới
Lập danh sách nội thất cần chuyển hoặc thanh lý là một bước không thể thiếu trong các công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng. Kiểm tra và đánh giá tình trạng nội thất hiện tại để quyết định những món nội thất sẽ chuyển sang văn phòng mới và những món sẽ thanh lý. Điều này giúp tiết kiệm chi phí và tối ưu không gian cho văn phòng mới.
Xây dựng kế hoạch sắp xếp nội thất văn phòng mới là bước tiếp theo cần thực hiện. Kế hoạch này bao gồm bố trí nội thất trong văn phòng mới sao cho hợp lý và tiện nghi. Điều này đảm bảo không gian làm việc được tối ưu và nhân viên có môi trường làm việc tốt nhất.
Chọn lựa đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng uy tín, chuyên nghiệp
Cuối cùng, lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển văn phòng uy tín là điều quan trọng để đảm bảo quá trình chuyển dọn diễn ra nhanh chóng và an toàn. Doanh nghiệp của bạn có thể tham khảo dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Starmove để đảm bảo mọi công đoạn được thực hiện chuyên nghiệp và hiệu quả.
Starmove sẽ giúp bạn vận chuyển đồ đạc một cách an toàn và nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro hư hỏng và mất mát. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi làm việc với thái độ chuyên nghiệp có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển của Starmove sẽ hỗ trợ bạn từ khâu tư vấn lộ trình, lên kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết, đóng gói đồ đạc, vận chuyển hàng hóa đến sắp xếp các đồ dùng thiết bị tại văn phòng mới, đảm bảo quá trình chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Trong khi chuyển văn phòng
Trong khi chuyển văn phòng, có một số bước quan trọng cần được thực hiện để đảm bảo quá trình chuyển dời diễn ra suôn sẻ và an toàn.
Giám sát hoạt động tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển, lắp đặt của đơn vị thi công chuyển văn phòng
Trước hết, giám sát hoạt động tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển, lắp đặt của đơn vị chuyển văn phòng là một nhiệm vụ không thể bỏ qua. Bạn cần có mặt tại cả văn phòng cũ và mới trong suốt quá trình chuyển dời để giám sát các hoạt động của đơn vị chuyển văn phòng. Việc kiểm tra kỹ lưỡng đồ đạc trước khi đóng gói và sau khi vận chuyển đến văn phòng mới là rất cần thiết để đảm bảo không bị hư hỏng hay thất lạc. Nếu phát hiện bất kỳ sự cố nào xảy ra trong quá trình di chuyển, bạn cần báo cáo ngay cho đơn vị chuyển văn phòng. Bên cạnh đó, việc đảm bảo an toàn cho bản thân, nhân viên và tài sản trong suốt quá trình di chuyển cũng là điều quan trọng cần lưu ý.
Dọn dẹp sạch sẽ và bàn giao mặt bằng cho đơn vị quản lý cũ.
Tiếp theo, việc dọn dẹp và bàn giao mặt bằng cho đơn vị quản lý cũ cần được thực hiện một cách cẩn thận. Trước khi bàn giao, bạn nên dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ văn phòng cũ để đảm bảo không gian được trả lại trong tình trạng tốt nhất. Hãy kiểm tra lại một lần nữa để đảm bảo không còn sót lại đồ đạc hay tài liệu nào. Cuối cùng, hoàn tất các thủ tục bàn giao mặt bằng cho đơn vị quản lý cũ theo hợp đồng đã ký kết để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng quy trình và không gặp phải bất kỳ rắc rối nào.
Nghiệm thu và tất toán hợp đồng thuê với đơn vị chuyển văn phòng
Cuối cùng, việc nghiệm thu và thanh lý hợp đồng với đơn vị chuyển văn phòng là bước cuối cùng trong quá trình chuyển dời. Bạn cần kiểm tra chất lượng dịch vụ của đơn vị chuyển văn phòng sau khi họ hoàn thành việc di chuyển để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng thỏa thuận. Việc đối chiếu các điều khoản trong hợp đồng với thực tế thực hiện của đơn vị chuyển văn phòng là cần thiết để xác nhận họ đã hoàn thành đúng cam kết. Sau khi đã nghiệm thu và hoàn toàn hài lòng với chất lượng dịch vụ, bạn có thể tiến hành thanh toán hợp đồng cho đơn vị chuyển văn phòng, chính thức hoàn tất quá trình chuyển văn phòng.
Sau khi chuyển văn phòng
Sau khi hoàn tất việc chuyển văn phòng, có một số công việc quan trọng cần được thực hiện để đảm bảo mọi thứ đi vào ổn định và hoạt động trở lại bình thường.
Dọn dẹp vệ sinh văn phòng mới
Trước tiên, dọn dẹp vệ sinh văn phòng mới là bước cần thiết. Đảm bảo văn phòng mới sạch sẽ và sẵn sàng cho hoạt động làm việc giúp tạo môi trường làm việc thoải mái và chuyên nghiệp cho nhân viên. Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Starmove, chúng tôi sẽ cung cấp dịch vụ dọn dẹp vệ sinh văn phòng mới hoàn toàn miễn phí trong vòng 2h sau chuyển.
Ổn định hoạt động kinh doanh, phân bổ phòng ban hợp lý
Tiếp theo, ổn định hoạt động làm việc và vị trí chỗ ngồi cho nhân viên. Việc này bao gồm sắp xếp lại các thiết bị, bàn ghế và đảm bảo mỗi nhân viên có chỗ ngồi phù hợp. Cung cấp các hướng dẫn cần thiết để mọi người nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc mới và tiếp tục công việc hiệu quả.
Hy vọng với những chia sẻ của Starmove về các công việc cần chuẩn bị khi chuyển văn phòng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn có một hành trình chuyển văn phòng thành công và bắt đầu một quá trình phát triển mạnh mẽ trong hoạt động kinh doanh của mình.
