Thay đổi địa chỉ văn phòng công ty là một trong những thủ tục hành chính quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có nhu cầu di dời văn phòng đại diện. Vậy, quy trình thủ tục chuyển văn phòng công ty diễn ra như thế nào?. Để tìm đáp án cho câu hỏi này, Starmove sẽ cung cấp cho doanh nghiệp của bạn các hướng dẫn chi tiết về quy trình thủ tục chuyển văn phòng công ty, bao gồm các bước thực hiện, hồ sơ cần thiết và thời gian hoàn thành.
Thông tin cần lưu ý khi thay đổi địa chỉ công ty
Thay đổi địa chỉ công ty là một quyết định quan trọng và cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và không gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Dưới đây là những điều cần biết khi thay đổi địa chỉ công ty:
Kiểm tra các quy định pháp lý
- Luật Doanh Nghiệp: Đảm bảo rằng việc thay đổi địa chỉ tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp hiện hành.
- Hợp đồng và giấy phép: Xem xét các hợp đồng và giấy phép hiện tại để xác định xem việc thay đổi địa chỉ có cần phải thông báo hay điều chỉnh không.
Thông Báo Đến Cơ Quan Chức Năng
- Sở kế hoạch và đầu tư: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ đến sở kế hoạch và đầu tư nơi công ty đăng ký kinh doanh.
- Cơ quan thuế: Thông báo cho cơ quan thuế về việc thay đổi địa chỉ để cập nhật thông tin.
Cập nhật thông tin trên các tài liệu và trang web công ty
- Tài liệu công ty: Cập nhật địa chỉ mới trên các tài liệu như danh thiếp, văn phòng phẩm, hợp đồng, và các tài liệu khác.
- Trang web và mạng xã hội: Cập nhật địa chỉ trên trang web chính thức của công ty và các tài khoản mạng xã hội.
Quy trình thủ tục chuyển văn phòng công ty
Việc thay đổi địa chỉ văn phòng công ty đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật và thủ tục hành chính. Dưới đây là 5 bước chi tiết về thủ tục chuyển văn phòng công ty tại Việt Nam:
Khai báo với cơ quan thuế
Khi công ty quyết định thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện, bước đầu tiên là khai báo với cơ quan thuế quản lý hiện tại. Doanh nghiệp cần chuẩn bị thông báo về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo mẫu hồ sơ quy định, kèm theo quyết định của chủ sở hữu công ty hoặc biên bản họp của Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên công ty.
Đồng thời, doanh nghiệp phải nộp giấy đề nghị cơ quan thuế xác nhận tình trạng kê khai và nộp thuế (mẫu số 08-MST). Hồ sơ này được nộp tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đang quản lý. Thời gian xử lý thường là 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ hợp lệ.
Nhận kết quả từ cơ quan thuế
Sau khi hồ sơ khai báo thay đổi địa chỉ văn phòng công ty được nộp, doanh nghiệp sẽ nhận kết quả xác nhận từ cơ quan thuế về tình trạng kê khai và nộp thuế.
Văn bản xác nhận này là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp đã hoàn tất nghĩa vụ thuế tại địa chỉ cũ và có thể tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình thay đổi địa chỉ.
Đây là một bước quan trọng trong thủ tục chuyển văn phòng công ty để đảm bảo rằng mọi nghĩa vụ thuế của công ty đã được giải quyết trước khi chuyển sang địa chỉ mới.
Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh
Tiếp theo, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính đến phòng đăng ký kinh doanh – sở kế hoạch và đầu tư nơi công ty đăng ký kinh doanh ở văn phòng mới.
Hồ sơ bao gồm thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo mẫu Phụ lục II-1 của Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, quyết định của chủ sở hữu hoặc biên bản họp của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, và văn bản xác nhận của cơ quan thuế về tình trạng kê khai và nộp thuế. Thời gian xử lý hồ sơ thường là từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế tại nơi kinh doanh mới
Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ mới, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế quản lý tại địa chỉ mới trong vòng 10 ngày.
Việc này bao gồm gửi thông báo thay đổi địa chỉ và cập nhật thông tin đăng ký thuế. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các nghĩa vụ thuế tại địa chỉ mới được thực hiện đầy đủ và đúng hạn, để tránh bất kỳ vấn đề pháp lý nào có thể phát sinh trong quá trình hoạt động.
Xin cấp đổi con dấu của công ty bạn
Cuối cùng, doanh nghiệp cần xin cấp đổi con dấu mới để phù hợp với địa chỉ trụ sở mới. Hồ sơ xin cấp đổi con dấu bao gồm thông báo về việc thay đổi con dấu theo mẫu quy định, quyết định của chủ sở hữu hoặc biên bản họp của Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên, và bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có cập nhật địa chỉ mới.
Hồ sơ này được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Sau khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận con dấu mới cùng với giấy xác nhận mẫu dấu từ cơ quan có thẩm quyền, hoàn tất quy trình thay đổi địa chỉ công ty.
Việc thay đổi địa chỉ văn phòng công ty tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Starmove hy vọng với những sự chia sẻ của mình có thể giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện thủ tục chuyển văn phòng công ty một cách thuận lợi và chính xác nhất.
